POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Par la navigation de notre site Internet, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec les dispositions qui suivent.

Glassroom Inc. (ci-après désignée «Glassroom») tient à protéger les renseignements personnels qu’elle recueille, utilise et communique lorsqu’il fournit des services et exerce ses activités, conformément aux exigences de la réglementation applicable, dont les lois sur la protection des renseignements personnels.

1. Renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels fait état des modalités relatives à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels de nos clients, d’autres personnes et des utilisateurs de notre site Web (« vous »).

L’expression « renseignements personnels » désigne les renseignements sur une personne identifiable. En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles que nous utilisons pour communiquer avec vous dans le cadre de votre activité professionnelle, dont votre nom, votre titre ou votre poste ou encore votre numéro de téléphone ou de télécopieur au travail.

2. Responsabilité, politiques et procédures de gouvernance

En vertu des lois sur la protection des renseignements personnels applicables, Glassroom accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur.

Nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels qui est chargé de faire le suivi des questions en matière de protection des renseignements personnels de Glassroom. Pour joindre ce responsable, veuillez consulter les renseignements figurant dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Nous tenons à protéger vos renseignements personnels et nous avons établi des politiques et des procédures qui régissent la façon dont nous les traitons. Ces politiques et procédures prévoient notamment ce qui suit :

• la mise en œuvre de politiques et de procédures pour protéger les renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés;
• la mise en place de processus pour répondre aux demandes et aux plaintes des personnes concernées de façon rapide et efficace;

la mise en place d’un cadre pour la protection des renseignements personnels, qui définit les rôles et les obligations de nos employés en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels.

3. Modalités sur le consentement relativement au recueil de renseignements personnels

Glassroom s’engage à obtenir votre consentement avant de recueillir vos renseignements personnels. Ce consentement peut être explicite ou implicite, et peut être fourni par la personne visée ou son représentant autorisé.

Nous favorisons l'obtention d'un consentement explicite, qu'il soit exprimé verbalement, électroniquement ou par écrit. Cependant, le consentement implicite peut être déduit raisonnablement des actions ou de l'inaction d'une personne. Par exemple, lorsque quelqu'un fournit son nom et son adresse pour recevoir une publication, ou son nom et son numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question, cela est considéré comme un consentement implicite à la collecte d'informations contenant des données personnelles. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous prenons en compte la sensibilité des informations personnelles concernées, les objectifs de leur collecte et les attentes raisonnables d'une personne placée dans une situation similaire.

Nous supposons aussi que les clients qui retiennent nos services acceptent que nos employés et mandataires recueillent, utilisent et communiquent, d’une manière raisonnable, leurs renseignements personnels dans le cadre des services que nous fournissons à nos clients et des projets auxquels ils participent. Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur un tiers, nous comptons sur vous pour obtenir tous les consentements nécessaires pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels.

Si nous voulons utiliser ces mêmes renseignements personnels pour une nouvelle fin, nous nous assurerons de vous demander votre consentement pour cette nouvelle utilisation, et nous décrirons cette dernière.

4. Renseignements personnels recueillis

Glassroom s’engage à recueillir des renseignements personnels que par des moyens licites et uniquement aux fins qui ont été divulguées, conformément aux dispositions de cette Politique ou lorsque requis par la loi.

En raison du caractère sensible des renseignements personnels recueillis selon le contexte de vos interactions entre vous et Glassroom, nous nous engageons à vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons.

Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous porterons une attention particulière aux :

• nom et coordonnées : Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous;
• données de paiement : Données nécessaires au traitement de vos paiements, comme le numéro de votre carte de crédit et le code de sécurité qui s’y rattache;
• données sur les articles que vous achetez et les activités associées à votre compte, tel que les recherches et commandes effectuées sur le site Web;
• données que vous fournissez lorsque vous communiquez avec Glassroom pour obtenir un service;
• données de géolocalisation;
• d’autres données fournies lorsque vous utilisez notre site internet, notamment les données issues de Google Analytics.

5. Utilisation des données recueillies

Prestation de service :

Glassroom recueille, utilise et communique des renseignements personnels principalement pour fournir des services de communication ou autres services de consultation à ses clients et pour les représenter, notamment pour ce qui suit :

• amorcer et entretenir une relation avec le client, lui fournir des services et des conseils, remplir leurs obligations contractuelles et autres obligations juridiques;
• communiquer des renseignements personnels à des tiers nécessaires afin de fournir des services dans le cadre de divers mandats comme des campagnes de publicité et services de consultation;
• amorcer et entretenir des relations commerciales avec les clients, les fournisseurs et des tiers, notamment pour dresser des factures, embaucher les équipes nécessaires pour exécuter certains mandats, administrer les comptes, recueillir et traiter les paiements, évaluer la cote de solvabilité et remplir les obligations contractuelles;
• communiquer avec les clients et d’autres personnes dans le cadre d’études de marché et évaluer le service à la clientèle et la satisfaction de la clientèle;
• mettre à jour, améliorer et gérer les systèmes d’information utilisés dans le cadre de nos activités, tels que le transfert de fichiers, les logiciels d’édition, de montage, de graphisme, la gestion des documents, du savoir et les bases de données;
• déceler les erreurs, les actes de négligence, les violations de contrats, les actes frauduleux, le vol et d’autres activités illégales, et se protéger contre ceux-ci et, au besoin, respecter nos exigences en matière d’assurance;
• développer et gérer notre entreprise et nos activités, par exemple, le suivi de commande et l’amélioration du site Web;
• tout ce qui peut être nécessaire afin de se conformer aux lois ou règlements applicables.

Infolettres, publications et conférences :

Si vous vous inscrivez pour recevoir les infolettres, certaines publications, vidéos ou autres informations de la part de Glassroom, nous recueillerons certains renseignements personnels à votre sujet. Il se pourrait que nous recueillions soit vos prénom et nom de famille, votre adresse électronique, votre langue préférée, le titre de votre poste, ainsi que les renseignements relatifs à votre entreprise, ville, province ou État et pays afin de vous envoyer des infolettres, publications ou vidéos et de l’information sur nos activités. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en cliquant sur le lien « se désabonner » figurant à la fin de chaque courriel. Vous pouvez également refuser de recevoir des communications de marketing par courriel, en nous contactant au moyen des coordonnées fournies dans la section « Contactez-nous » ci-dessous ou en envoyant un courriel à l’adresse [email protected].

Événements ou activités :

Si vous participez à l’un de nos événements ou l’une de nos activités (ou visitez un kiosque à l’occasion d’un événement), nous pourrions recueillir des renseignements personnels, comme vos prénom et nom de famille, le nom de votre entreprise, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone au travail, restrictions alimentaires et vos exigences en matière d’accessibilité. Nous recueillons ces renseignements afin de pouvoir vous servir de manière appropriée lors de nos événements ou activités, pour vous informer d’activités, d’offres et de promotions à venir, et pour vous transmettre des informations à propos de nos services. Nous pourrions communiquer avec vous par courriel après une activité afin de vous transmettre un sondage, dont le but est d’évaluer votre satisfaction à l’égard de cet événement ou activité.

Candidats à un poste :

Si vous postulez un emploi chez nous, nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans le cadre de votre candidature ou d’une demande connexe, comme les renseignements contenus dans votre curriculum vitae, lettre de présentation ou autre document de même type lié à l’emploi. Nous utilisons ces renseignements pour traiter votre candidature en fonction des possibilités de carrière actuelles et futures et y répondre, mener des entrevues et faciliter le processus d’intégration si vous acceptez un poste au sein de Glassroom. Avec votre consentement, nous pourrions également obtenir des renseignements personnels auprès de références d’emploi tierces ou d’anciens employeurs, ou faire une vérification des antécédents.

6. Communication des renseignements personnels recueillis

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des tiers afin de fournir des services dans le cadre d’une campagne, d’un mandat de services de communication, d’une production ou d’un autre contrat de service. Les tiers peuvent comprendre des clients, des pigistes, des conseillers, d’autres agences, divers spécialistes, des sous-traitants, d’autres décideurs et divers experts.

Intervention de tiers :

Nous comptons sur des sociétés affiliées et non affiliées, des mandataires et des entrepreneurs pour nous aider à fournir nos services comme :

• l’hébergement de nos données;
• divers logiciels en tant que services (Software as a service);
• le soutien à la facturation;
• le stockage des documents;
• le soutien logiciel;
• l’organisation de webinaires;
• l’envoi de nos communications;
• la vérification des antécédents;
• la gestion des candidatures à un poste; et
• la sécurisation des transferts de fichiers.

Nous donnons à nos fournisseurs de services un accès à vos renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation des services qui nous sont fournis. Nous exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils protègent la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels. Ils ne sont pas autorisés à les utiliser à d’autres fins.

Exigences juridiques :

Nous ou nos fournisseurs de services tiers pourrions communiquer des renseignements personnels dans le cadre d’un mandat de perquisition ou d’une autre demande ou ordonnance conforme à la loi, à d’autres organisations en cas d’enquête sur un manquement à une obligation contractuelle ou une infraction à une loi ou bien en cas de détection, de répression ou de prévention de fraudes, ou encore si les lois canadiennes, américaines, ou autres l’exigent ou le permettent (ce qui peut inclure l’accès par des autorités gouvernementales, des organismes de réglementation, des tribunaux ou des organismes chargés de l’application de la loi, canadiens, américains ou étrangers, dans les territoires où nous ou nos fournisseurs de services exerçons nos activités).

Opérations commerciales :

Des renseignements personnels pourraient être communiqués au besoin dans le cadre d’une vente d’actifs, vente d’actions, d’une fusion ou d’une autre restructuration d’entreprise, éventuelle ou achevée.

7. Accès et contrôle des renseignements personnels recueillis

Glassroom s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de cette Politique. Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels.

Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité. Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages Web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.

8. Témoins et autres technologies similaires

Témoins :

Glassroom peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur notre site Web, ainsi que sur les destinataires de nos autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Web et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toute autre statistique. Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l'historique de recherche lié à la session, pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur.

L'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu'il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

Analyses :

Nous pouvons faire appel à des tiers comme Google Analytics pour nous aider à recueillir et à analyser les renseignements relatifs aux zones visitées sur le site Web afin d’évaluer et d’améliorer l’expérience de l’utilisateur. Ces tiers peuvent utiliser des témoins et d’autres technologies de suivi. Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur la confidentialité et la sécurité des données de Google Analytics, veuillez-vous rendre sur leur site Web en suivant ces liens :

https://policies.google.com/technologies/partner-sites; https://support.google.com/analytics/topic/2919631.

Liens externes :

Notre site Web peut contenir des liens menant vers d’autres sites Web dont Glassroom n’est pas le propriétaire ou l’exploitant. Nous fournissons des liens vers des sites Web de tiers par souci de commodité pour l’utilisateur. Ces liens ne visent pas à promouvoir ou à recommander les sites Web en question. Ces derniers ont des politiques en matière de protection des renseignements personnels, des conditions d’utilisation et des avis distincts et indépendants. Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites Web. Nous vous encourageons à lire la politique de protection des renseignements personnels de chaque site Web que vous consultez.

La présente politique cesse de s’appliquer au moment où vous quittez notre site Web, et nous ne sommes pas responsables de la collecte ou du traitement des renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

9. Conservation des renseignements personnels

Glassroom conserve les renseignements personnels pendant différentes périodes, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos produits et services.

Durant la période de conservation, nous prenons des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels. Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont les villes dans lesquelles Glassroom fait affaires.

Les renseignements personnels peuvent être conservés à l'extérieur du pays dans lequel vous vivez, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente Politique est situé à l'extérieur du pays. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l'application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.

Une fois que la période de conservation prévue est expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes prolongées.

10. Incidents de sécurité

En cas de fuite de vos données personnelles, nous nous engageons à vous en tenir informés, ainsi que la Commission d’Accès à l’Information du Québec.

11. Mise à jour de cette Politique :

Nous pourrions mettre à jour périodiquement notre politique de protection des renseignements personnels pour tenir compte de changements apportés à nos pratiques à sujet. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente page pour vous familiariser avec ces changements. La date de la dernière mise à jour sera indiquée au début de la présente politique.

12. Contactez-nous :

Si vous avez des questions, des plaintes ou des commentaires au sujet de la présente politique de protection des renseignements personnels, ou concernant la façon dont nous ou nos fournisseurs de services traitons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez demander l’accès aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Glassroom Inc.
780 avenue Brewster, 4ème étage
Montréal (Québec) H4C 2K1

ou

Par courriel: [email protected]

Dernière mise à jour : Avril, 2024